-->
Home » , , » Ten Things Not to Say in an Audit Report by Richard C.

Ten Things Not to Say in an Audit Report by Richard C.

Written By Yulias Sihombing on Friday, November 7, 2014 | 3:50 PM

Dalam ilmu komunikasi,  salah satu prinsip agar komunikasi menjadi efektif adalah “It's not just what you say -- but how you say it -- that counts ...”.
Bagaimana / cara kita menyampaikan suatu hal, akan memberikan perbedaan. Laporan audit yang ditulis dengan baik, seharusnya akan memotivasi pihak lain untuk melakukan suatu aksi/ tindakan. Namun, laporan
yang ditulis dengan buruk, akan menimbulkan suatu tindakan yang salah atau tidak melakukan tindakan sama sekali. Dalam beberapa kasus, penulisan yang buruk, dapat merusak hubungan atau secara aktif merusak reputasi seseorang. Hal-hal kecil dapat menjadi berarti besar, dan kadang, sedikit perubahan untuk bagaimana suatu kalimat rekomendasi disusun, dapat membuat banyak perubahan terkait bagaimana saran auditor dapat diterima.

Murphy's Law umumnya nyata terjadi dalam komunikasi: “Anything that can be misunderstood will be”. Orang cenderung tidak selalu mendengar apa yang anda katakan. Mereka biasanya mendengar apa yang mereka takutkan, inginkan, atau tertarik. Pressure biasanya membuat beberapa hal menjadi lebih buruk.

Ilmu komunikasi tersebut, berlaku juga bagi kita selaku auditor, dalam baik berkomunikasi lisan dan komunikasi tertulis (misal audit report). Agar komunikasi audit efektif, maka kita harus menghindari kata/phrase yang counterproduktif. Untuk itu, Richard Chambers telah menyusun daftar kata/phrase yang seharusnya tidak digunakan dalam audit reports. Lalu, beliau mensurvei kepada beberapa grup auditor dan juga Sally Cutler, the noted internal audit report writing consultant, untuk  mengidentifikasi “top 10” list kata / phrase yang seharusnya tidak dinyatakan dalam audit report.

1. Don’t say, “Management should consider…”

Audit reports seharusnya memberikan rekomendasi solid untuk melakukan suatu tindakan yang spesifik/ nyata. Ketika rekomendasi kita hanya menyatakan “untuk mempertimbangkan” sesuatu, bahkan dalam situasi genting untuk membuat keputusan, menjadi tidak jelas. Tidak ada auditor yang ingin tanggapan manajemen hanya mengatakan “Okay, kami akan mempertimbangkannya.”

2. Don’t use “weasel words.”

Auditor biasanya tergoda untuk membatasi atau mengkualifikasi (hedge) kalimat nya dengan phrase seperti “tampaknya..." or “kesan kami adalah...” atau "hal ini terlihat menjadi...”. Auditor mungkin merasa lebih nyaman untuk menghindari menjadi terlalu spesifik, namun jika auditor memiliki terlalu banyak kalimat batasan/kualifikasi, akan timbul persepsi bahwa auditor tidak menyajikan fakta yang well-supported. Pembaca laporan perlu mengetahui bahwa mereka dapat percaya dengan fakta anda, dan terlalu banyak penggunaan kata-kata bersayap /hedge dapat membuat rekomendasi yang solid menjadi lebih terdengar seperti rekomendasi berdasar firasat, bukan fakta.

3.  Use “intensifiers” sparingly.

Karena intensifiers dapat menambah penekanan kalimat, kata-kata seperti “secara jelas (clearly)”, “khusus (special)”, “baik (well)”, atau “sangat (very)” akan terlihat menjadi  opposite dari kata-kata bersayap / hedge / weasel. Namun dalam kenyataanya, intensifiers tersebut sangat non-specific, sehingga intensifiers dapat menjadi tipe lainnya dari “weaseling”. Intensifiers menimbulkan pertanyaan seperti “significant dibandingkan dengan apa?" dan “clearly dibandingkan dengan kriteria siapa?“ Jika anda menggunakan intensifiers terlalu banyak, 2 (dua) pembaca atas laporan yang sama, akan menimbulka kesan yang sangat berbeda: angka seperti 23% atau $3 billion lebih bermakna, daripada makna phrase “very large”?

4.  The problem is rarely universal.

Memang bagus untuk menyatakan sesuatu secara specific, namun akan berbahaya untuk penggunaan kata seperti “semuanya” “tidak ada” “tidak pernah” atau “selalu.” “anda selalu” and “anda tidak pernah”, karena dapat menjadi fighting words (kata yang menimbulkan keinginan untuk menantang pihak lain) yang dapat mengalihkan perhatian para pembaca untuk mencari pengecualian/bantahan terhadap kalimat spesifik tersebut (rule), daripada memahami real issue. Hal yang aman untuk menyatakan “anda telah menguji 10 transaksi dan tidak ada satu pun bukti approval” — dan kurang aman untuk mengatakan bahwa “seluruh transaksi tidak pernah ada bukti approval”.

5.  Avoid the “blame game.”

Tujuan dari laporan internal audit adalah untuk membawa perubahan positif, bukan untuk menyalahkan pihak tertentu. Auditor akan lebih mendapatkan kepercayaan (buy-in), ketika laporan audit disusun secara neutral daripada confrontational. Tujuan audit adalah untuk mengidentifikasi root cause, daripada mencari pihak yang dipersalahkan. Boleh saja dalam laporan diidentifikasi pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan tindakan perbaikan, namun jangan menyatakan, “Hal ini merupakan kesalahan si Fred”

6.  Don’t say “management failed.”

Membuat pernyataan seperti “Management gagal untuk menerapkan pengendalian yang memadai” akan selalu mengusik pihak-pihak, yang justru kita sebagai auditor mengharapkan untuk mengimplementasikan tindakan perbaikan. Dengan menyajikan kondisi tanpa menyalahkan pihak tertentu, akan lebih membuka peluang untuk menghasilkan tindakan perbaikan yang dibutuhkan dan membantu menjaga hubungan auditor dengan manajemen di masa mendatang.

7.  “Auditee” is old-school.

Kembali ke beberapa tahun ke belakang, pihak yang sedang diaudit sering disebut sebagai “auditees”. Saat ini, banyak experts percaya bahwa phrase tersebut memiliki konotasi negatif dan istilah “auditee” bermakna seseorang yang menjadi objek dari auditor. Internal audit telah menjadi proses yang collaborative, dan istilah seperti “audit client” dan “audit customer” mengindikasikan bahwa auditor bekerja sama dengan manajemen, dan bukan bekerja di atas manajemen.

8.  Avoid unnecessary technical jargon.

Setiap profesi memiliki sejumlah jargon teknik/ khusus tertentu, namun auditor sebaiknya lebih berusaha untuk menghindari bahasa teknis audit dalam laporan, sehingga auditor semakin yakin bahwa substansi pesan dalam laporan, menjadi lebih jelas. Jika anda menggunakan lebih dari satu phrase jargon seperti “transactional controls,” “stratified sampling methodology,” atau “asynchronous transfer mode” dalam satu halaman audit report, maka jangan heran ketika pembaca akan berhenti membaca tidak sampai bagian akhir laporan.

9.  Avoid taking all the credit

Memang banyak auditor tergoda untuk menggunakan phrase seperti “internal audit found” atau “we found” dalam laporan audit. Management akan emosi/ merinding melihat auditor merasa hebat karena mengidentifikasi sesuatu yang tidak disembunyikan dengan baik. Hal ini sama saja dengan auditor awalnya mempermalukan / menjatuhkan manajemen, namun lalu kemudian memberi dukungan kepada manajemen.

10. If it sounds impressive, you probably need a re-write.

Laporan audit disusun untuk membuat pembaca untuk mengingat rekomendasi auditor dan melakukan langkah perbaikan — bukan untuk memberi kesan dengan kata-kata sombong atau phrase yang dibesar-besarkan. Menghindari jargon teknis baru merupakan langkah awal: coba mengganti phrase “dengan” dengan “dengan melalui  cara,” “sekarang” dengan “pada saat ini,” dan “maka” dengan “untuk alasan tersebut,”.

Sebagai contoh, kalimat berikut aktual diambil dari internal audit report, yang pada dasarnya hanya ingin bilang bahwa sesuatu hal yang kecil, dapat ditambahkan:

“During the aforementioned examination of the accounts undertaken by the internal auditors, the team evaluated the cumulative impact of individually immaterial items and in doing so relied on the assumption that it was appropriate to consider whether such impacts tended to offset one another or, conversely, to result in a combined cumulative effect in the same direction and hence to accumulate into a material amount.”

Sumber:
Richard Chambers, CIA, CGAP, CCSA, shares his personal reflections and insights on the internal audit profession.
Share this article :

0 comments:

Post a Comment

Total Pageviews

  • Posts
  • Comments
  • Pageviews



 
Support : IIA Website | CPA Room | Your Link
Copyright © 2015. Internal Auditor's Corner - All Rights Reserved
Template Created by Creating Website Modified by CaraGampang.Com
Proudly powered by Blogger